Por Qué Los Informes De Propiedades CRE A Menudo Omiten Lo Que Los Propietarios Necesitan Saber

Cuando la información sobre un edificio comercial llega a su propietario, normalmente ha pasado por varias personas. Cada traspaso elimina un poco más de detalle. Bill Douglas, CEO de OpticWise, afirma que esta es una de las razones más comunes por las que los propietarios y gestores de activos terminan tomando decisiones sin la imagen completa.

"Depende de cuántos filtros se apliquen antes de que llegue a quien toma la decisión", dijo.

El patrón que describe Bill es familiar para cualquiera que haya trabajado en operaciones de propiedades. Un administrador de propiedades solicita información a un ingeniero de edificios o a un asociado y recibe exactamente lo que pidió, nada más. Luego, el administrador de propiedades informa a un gestor de activos o a un propietario, y ocurre lo mismo de nuevo. Cada persona transmite lo de lo que es responsable.

"No es que se esté manipulando", dijo Bill, "pero se está filtrando".

Tiene cuidado de no culpar a las personas involucradas. Todos cometen errores, y las personas naturalmente se centran en los números por los que se les mide y se les paga. Si una métrica parece mala, puede que no aparezca en el informe.

"No están mintiendo", dijo Bill. "Están rindiendo según aquello por lo que se les mide".

El resultado es que los equipos corporativos, especialmente los gestores de activos, a menudo empiezan a mantener sus propias hojas de cálculo para recuperar la información que se filtró. Los datos existen. Simplemente no les llegan completos.

Bill, que ha sido coach de emprendedores durante 30 años, señala la diferencia entre los indicadores clave de rendimiento (KPI) retrospectivos y prospectivos. Los estados financieros mensuales muestran cómo se comportó una propiedad. No muestran cómo cambiar lo que viene después.

"Si quiero cambiar el NOI, si quiero cambiar los gastos de servicios públicos, ¿cuáles son los datos que realmente harán que cambie en el futuro?", dijo. "No puedo cambiar mis finanzas hasta que mire las entradas".

Las hojas de cálculo caseras crean sus propios problemas. Cuando una persona guarda los números, la información vive detrás del inicio de sesión de esa persona en lugar de con la empresa. Cuando las hojas de cálculo se envían por correo electrónico de un lado a otro, la copia que alguien está leyendo puede que ya esté desactualizada.

El costo de esto se hace evidente durante una venta o financiación. El equipo de diligencia debida de un comprador o prestamista solicita el historial operativo detrás de una cifra, y la respuesta honesta es que está en el portátil de alguien.

"Puede pasar cualquier cosa. Mala imagen", dijo Bill. "Lo más común es que la gente deje de perseguirlo".

Otras veces, el propietario comienza a recopilar los datos correctamente a partir de ese momento, lo que significa que el historial utilizable comienza el primer día en lugar de remontarse años atrás. De cualquier manera, las lagunas en los datos operativos hacen que una propiedad sea más difícil de evaluar, y eso puede afectar tanto el cronograma como el precio de una operación.

Muchas empresas responden a estos problemas creando paneles alrededor de un puñado de métricas clave. Bill dice que eso ayuda, pero tiene límites. Una persona puede hacer un seguimiento realista de seis a 12 medidas. Un edificio produce mucha más información que eso.

"Alguien crea un panel alrededor de eso, y cree que tiene control de todo", dijo. "Todo lo que tiene es visibilidad de los KPI. Eso no es control".

Bill sostiene que el control real proviene de tener acceso a los datos de origen. "Los datos agregados te dicen qué sucedió. Los datos de origen te ayudan a entender por qué", dijo. Un punto de referencia podría mostrar que una propiedad se clasifica en el percentil 40 en uso de energía, pero solo los datos operativos muestran qué arreglar.

Con el conjunto completo de datos en un solo lugar, el software puede vigilar cosas que las personas no pueden. Los propietarios pueden configurar sistemas para señalar cualquier cosa que quede fuera de su rango normal durante los últimos seis meses o varios años. Diferentes personas pueden entonces ver la vista que necesitan a partir de los mismos datos. Eso incluye al ingeniero de edificios, al administrador de propiedades, al gestor de activos, al CFO y a los socios limitados.

Bill deja claro que esto no se trata de reemplazar al personal. "Tu propiedad todavía necesita esa cantidad de administradores de propiedades", dijo. El valor proviene de la eficiencia y de decisiones basadas en información completa en lugar de informes filtrados. Hay más información sobre este enfoque en el blog de OpticWise.

OpticWise es una firma de infraestructura digital y estrategia de datos de bienes raíces comerciales que ayuda a propietarios y operadores a tomar control de los datos y la tecnología de sus propiedades. El CEO Bill Douglas es coautor del libro más vendido Peak Property Performance®: Game-Changing AI and Digital Strategies for Commercial Real Estate (Fast Company Press) y presentador del podcast Peak Property Performance.

Este artículo se basa en información proporcionada por la fuente experta citada anteriormente. Está destinado únicamente a fines informativos generales y no constituye asesoramiento legal, financiero o inmobiliario. Los lectores deben realizar su propia investigación y consultar a profesionales calificados antes de tomar cualquier decisión inmobiliaria o financiera.

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