Pourquoi les Retards de Permis Commerciaux Commencent Avant que Vous Ne Déposiez un Seul Document

Les permis municipaux sont la source de retards de construction commerciale la plus souvent citée. Les architectes blâment la lenteur des examens municipaux. Les entrepreneurs blâment les inspecteurs imprévisibles. Les clients blâment tout le monde. Mais selon Mike Marden, architecte agréé et entrepreneur général licencié chez WDS Architecture à Phoenix, les retards de permis les plus dommageables sont causés par la façon dont les professionnels et les clients abordent le processus de permis avant même de soumettre un seul document.

Marden affirme que l'un des moyens les plus fiables pour les clients de créer leurs propres problèmes de délai est de traiter une conversation avec un employé du comptoir municipal comme un conseil de projet faisant autorité. Un client qui recherche un aménagement commercial appellera souvent la ville, décrira le projet en termes généraux et recevra une réponse sur les délais typiques et les documents requis. Cette réponse n'est presque jamais une image précise de ce que le projet spécifique exigera réellement.

« Ils disent souvent : "Nous avons déjà parlé à quelqu'un à la ville. Ils ont dit que nous n'avons qu'à remettre ce formulaire et que c'est à peu près le délai", dit Marden. « Tout d'abord, ce n'est pas une conversation documentée. Il n'y a pas de numéro de dossier ou de trace. Rien de tout cela n'est officiel. Et tout ce qui figure sur la liste de contrôle peut même ne pas s'appliquer. »

L'employé municipal travaille à partir d'un script générique, et non d'une évaluation spécifique au projet. La liste de contrôle qu'il remet peut inclure des exigences qui ne s'appliquent pas et omettre des exigences qui s'appliquent. Un client qui planifie son calendrier en fonction de cette conversation construit sur des fondations qui peuvent ne pas refléter la réalité – et ils ne découvrent généralement l'écart que lorsqu'ils sont déjà dans le processus d'examen et que quelque chose d'inattendu fait surface.

Ce problème est aggravé par le fait que les clients ne savent souvent pas ce qu'ils ne savent pas. Ils font des recherches de bonne foi – en allant à la ville, en regardant des vidéos, en lisant des guides. Mais l'écart entre les informations génériques sur les permis et les exigences spécifiques à la juridiction et au projet est suffisamment large pour coûter des mois.

Au-delà du problème d'information, Marden souligne un problème structurel dans la façon dont la plupart des projets commerciaux sont séquencés. L'approche conventionnelle – terminer la conception, soumettre les permis, attendre l'approbation, puis commencer la construction – traite le permis comme une barrière qui doit être franchie avant que toute autre chose puisse se produire. Marden soutient que cette logique séquentielle est elle-même une source de retard inutile.

Pendant que l'examen du permis est en cours dans un modèle séquentiel, rien d'autre ne se passe. L'horloge du bail du client tourne. L'entrepreneur est en attente. Les partenaires commerciaux ne sont pas disponibles pour d'autres projets mais ne sont pas encore actifs sur celui-ci. Chaque semaine d'examen de permis est une semaine de temps écoulé pur sans progrès de construction.

Marden note également que l'écart entre l'achèvement de la conception et le début de la construction est souvent prolongé par la sélection de l'entrepreneur et la mobilisation – un retard qui s'ajoute à l'attente du permis. Les clients qui terminent les dessins puis commencent à chercher un entrepreneur ajoutent des semaines ou des mois à leur calendrier avant qu'un seul permis ne soit soumis. Nous voyons cela chaque fois que nous sommes "Architecte uniquement" sur un projet.

« Avez-vous pensé à l'écart où vous soumissionnez et essayez de trouver un entrepreneur, pendant ce temps, les permis sont prêts et vous avez signé le bail ? » dit Marden.

Marden dit que les professionnels qui respectent systématiquement leurs délais de permis ne le font pas en allant plus vite dans le processus standard, mais en compressant le processus lui-même. Ils engagent la ville tôt avec des questions préliminaires plutôt que d'attendre une soumission complète. Ils comprennent ce que les inspecteurs spécifiques dans des juridictions spécifiques exigent réellement, et non ce qu'une liste de contrôle générique suggère. Et ils commencent des activités de construction qui ne nécessitent pas de permis pendant que l'examen est en cours.

Chez WDS Commercial, « Nous pouvons commencer à construire le projet pendant que nous soumettons pour un permis », dit Marden. « Nous sommes l'entrepreneur, déjà sous contrat avec le propriétaire, et avons passé des mois à participer à la conception. Si on nous interroge ou nous dit de remettre les dessins, eh bien, nous l'avons déjà fait parce que nous sommes aussi l'architecte ! Nous pouvons aller jusqu'à la première inspection avec notre travail, gagnant un mois par rapport à l'attente des résultats de soumission, des contrats, des permis et de la mobilisation, perdant un mois ou deux. »

Cette approche n'est possible que lorsque l'architecte et l'entrepreneur opèrent en tant qu'entité unique ou sont véritablement intégrés dès le départ. Un entrepreneur qui reçoit des dessins achevés d'un architecte distinct et les soumet pour examen de permis n'a aucune capacité à commencer la construction en parallèle – il attend un processus qu'il n'a pas conçu et qu'il ne peut pas entièrement interpréter.

Les doubles qualifications de WDS, qui en font à la fois un cabinet d'architecture et un entrepreneur général, sont au cœur de la façon dont l'organisation aborde les délais de permis. Parce que le même bureau ou professionnel du bâtiment qui produit les dessins est aussi l'entrepreneur, Marden dit que l'entreprise peut commencer à se mobiliser pour des activités de construction qui sortent du champ du permis pendant que l'examen est en cours – préparation, implantation, établissement de la portée, essais, démolition, sous-traitance, planification des équipes et commande de matériaux – compressant le calendrier global du projet sans rogner sur la conformité.

L'entreprise s'appuie également sur des relations continues avec les juridictions locales pour développer une image réaliste de ce que les projets spécifiques exigeront. « Ici, où nous faisons cela tous les jours, nous savons ce qui doit vraiment être inclus, combien de temps cela va vraiment prendre », dit Marden.

WDS engage également les clients sur la stratégie de permis lors de la sélection du site – avant la signature d'un bail – pour les aider à comprendre comment les exigences de conformité au code, les règles spécifiques à la juridiction et les conditions existantes du bâtiment affecteront leur calendrier. Marden décrit un scénario courant : un emplacement qui semble attrayant sur le prix peut comporter une complexité de permis qui ajoute des mois au calendrier, tandis qu'une option plus chère sur un site propre peut en fait offrir une ouverture plus rapide.

« C'est comme construire un projet deux fois, lorsqu'on traite avec des conditions existantes, en enlevant ce qui est là pour que de nouveaux matériaux puissent être installés pour respecter le code », dit Marden. Un ancien espace de restaurant qui semble prêt pour un nouveau locataire de restaurant peut nécessiter des mises à jour importantes du code qui effacent les économies apparentes – quelque chose qu'un client faisant des recherches par lui-même manquerait probablement.

Pour les propriétaires d'entreprise planifiant un aménagement commercial à Phoenix, l'implication pratique est directe : le délai de permis qu'on leur a dit d'attendre sous-estime probablement la réalité, et l'écart entre cette estimation et le délai réel provient souvent de décisions prises avant le dépôt d'une demande de permis – et non de la vitesse de traitement de la ville.

Mike Marden est le fondateur de WDS Architecture et WDS Commercial, une entreprise intégrée de conception-construction basée à Phoenix desservant des clients commerciaux et d'amélioration locative dans toute la vallée. En savoir plus sur wds.build.

Divulgation : Les personnes ou entreprises mentionnées peuvent avoir une relation commerciale avec KeyCrew.

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