À Quoi S'attendre Après Avoir Rejoint un Espace de Coworking à Los Angeles

Lorsqu’une personne rejoint un espace de coworking à Los Angeles, en Californie, elle voit le produit fini : un bureau, une salle de réunion et du café prêt à l’emploi. Ce qu’elle voit rarement, c’est le travail nécessaire pour faire tourner cet espace au quotidien pour des personnes issues de nombreuses entreprises différentes.

Jerome Chang, fondateur de BLANKSPACES, l’une des plus anciennes marques de coworking aux États-Unis, affirme que la plus grande différence entre un opérateur de coworking et un bailleur traditionnel réside dans le moment où le travail est effectué. Voici ce qui se passe en coulisses une fois qu’un membre s’inscrit, et ce que cela signifie pour quiconque envisage de rejoindre un tel espace.

L’intégration dépend de ce que la personne réserve. Réserver une salle de réunion est simple. Un abonnement mensuel s’apparente davantage à l’emménagement dans un appartement ou une maison.

L’opérateur doit confirmer l’identité du membre, remettre des clés (numériques, physiques ou les deux) et régler la question du stationnement. Certains membres demandent que leur espace soit aménagé d’une certaine manière dès le premier jour. Pour les équipes, l’opérateur confirme également un point de contact autorisé, afin qu’un employé quelconque ne puisse pas modifier seul l’abonnement de l’entreprise.

Il est également demandé aux membres, sans que cela soit obligatoire, de fournir des coordonnées d’urgence et des informations telles que les allergies. Si une personne fait une crise d’asthme à son bureau, le personnel doit savoir quoi faire. De nombreux membres fournissent ces informations, mais lorsqu’ils ne le font pas, Chang indique que l’équipe « avance à l’aveugle ». Vient ensuite la mise en place financière et juridique de chaque abonnement.

C’est là que le coworking et la location traditionnelle prennent des directions opposées. Un bailleur effectue l’essentiel du travail avant l’emménagement : vérifications financières, approbation du signataire du bail et remise des clés. Ensuite, le bailleur n’a généralement aucune idée du nombre de personnes (50 ou 100) qui utilisent l’espace, ni des horaires qu’elles observent.

« Une fois l’abonnement commencé, nous nous impliquons en réalité beaucoup plus », déclare Chang.

La première couche des opérations quotidiennes consiste à réapprovisionner : grains de café, papier toilette, serviettes en papier et les nombreux petits fournitures que les gens s’attendent à trouver sans y penser.

La couche suivante est plus difficile à planifier. « Cinq pour cent de la communauté représente le plus gros entretien. Ils occupent 95 pour cent de notre temps », explique Chang.

Il partage un exemple récent. L’un des sites BLANKSPACES dispose d’une salle de sport avec douches, et l’équipe approvisionne chaque cabine en shampoing, après-shampoing et savon. Dans les douches hommes, quelqu’un prenait les flacons chaque semaine. L’équipe a installé des distributeurs vissés au mur. La personne a simplement dévissé le flacon et l’a emporté quand même, si bien que l’équipe a dû racheter des recharges.

Le coût n’est qu’une partie du problème. Le personnel vérifie désormais cette douche chaque jour. Lorsque les fournitures s’épuisent, les membres suivants supposent que l’équipe a fait une erreur, alors qu’une seule personne en est la cause. « Il suffit d’une seule personne », dit Chang.

C’est une petite anecdote, mais elle montre à quel point la gestion d’un espace partagé repose sur la gestion de l’imprévu, souvent d’une manière que les membres ne remarquent jamais lorsque tout se passe bien.

La plupart des espaces de coworking accueillent des personnes de nombreuses entreprises sous un même toit, chacune avec ses propres horaires et attentes. Chang affirme qu’il n’existe pas de formule pour gérer cela. « On apprend et on fait évoluer ses opérations pour y faire face », dit-il.

Le défi s’accroît avec la taille. « Plus l’espace est grand, plus la variété est grande. Et plus les opérations sont difficiles. »

Il compare cela à la gestion d’un hôtel. Un jeudi, des voyageurs d’affaires sont encore dans l’établissement tandis que les touristes du week-end commencent à arriver, et ce sont deux groupes très différents. Lorsqu’un grand événement a lieu en ville, un hôtel habitué à une clientèle d’affaires peut soudainement se remplir de visiteurs. Le personnel doit s’adapter rapidement, et l’expérience est ce qui rend cela possible.

La structure compte aussi. Chang affirme que l’arrivée d’une directrice des opérations a changé sa façon de diriger l’entreprise, suivant le conseil classique de travailler sur l’entreprise plutôt que dans l’entreprise.

Elle gère désormais les ressources humaines et la gestion du personnel, ce qui a libéré du temps pour Chang afin de se consacrer aux nouveaux sites et à l’aspect financier de l’activité. Les membres ne voient jamais cette structure, mais elle est derrière leur expérience au quotidien.

Savoir ce qui se passe en coulisses permet d’identifier quelques gestes simples que les membres peuvent adopter.

Désignez un point de contact unique pour votre équipe, afin que les modifications de forfait et les questions de facturation passent par une seule personne. Partagez vos coordonnées d’urgence lors de l’intégration, même si cela est facultatif. Cela aide le personnel à réagir rapidement en cas de problème.

Si vous avez des besoins d’aménagement spécifiques dès le premier jour, demandez-les à l’avance. Lorsque quelque chose manque ou casse, informez le personnel plutôt que de supposer qu’il est déjà au courant. Comme le montre l’exemple des douches, la cause n’est pas toujours ce qu’elle semble être.

Il est également utile de lire le règlement intérieur avant votre premier jour. BLANKSPACES, par exemple, publie ses règles de l’espace en ligne afin que les membres sachent à quoi s’attendre dans un environnement partagé.

Un abonnement de coworking comprend beaucoup plus de services continus qu’un bail traditionnel, et cela constitue une grande partie de sa valeur. Plus les membres comprennent ce que cela implique, plus l’espace fonctionne harmonieusement pour tous.

BLANKSPACES est l’une des plus anciennes marques de coworking aux États-Unis, fondée à Los Angeles en 2008 par l’architecte Jerome Chang. Elle est aujourd’hui la plus grande marque de coworking du sud de la Californie, bâtie sur un modèle de partenariat qui partage le risque avec les bailleurs plutôt que de reposer sur un bail traditionnel.

Cet article est basé sur des informations fournies par la source experte citée ci-dessus. Il est destiné à des fins d’information générale uniquement et ne constitue pas un conseil juridique, financier ou immobilier. Les lecteurs doivent mener leurs propres recherches et consulter des professionnels qualifiés avant de prendre toute décision immobilière ou financière.

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