Qué Esperar Después de Unirte a un Espacio de Coworking en Los Ángeles

Cuando alguien se une a un espacio de coworking en Los Ángeles, California, ve el producto terminado: un escritorio, una sala de reuniones y café listo para servir. Lo que rara vez ve es el trabajo que se necesita para mantenerlo funcionando todos los días para personas de muchas empresas diferentes.

Jerome Chang, fundador de BLANKSPACES, una de las marcas de coworking más antiguas de Estados Unidos, dice que la mayor diferencia entre un operador de coworking y un arrendador tradicional es cuándo ocurre el trabajo. Esto es lo que sucede entre bastidores una vez que un miembro se inscribe, y lo que significa para cualquiera que esté pensando en unirse.

La incorporación cubre más que una firma

La incorporación depende de lo que reserve alguien. Reservar una sala de reuniones es sencillo. Una membresía mensual se parece más a mudarse a un apartamento o a una casa.

El operador debe confirmar quién es el miembro, emitir llaves (digitales, físicas o ambas) y resolver el estacionamiento. Algunos miembros piden que su espacio se configure de una manera determinada desde el primer día. Para los equipos, el operador también confirma un punto de contacto autorizado, para que un empleado cualquiera no pueda cambiar el plan de la empresa por su cuenta.

También se pide a los miembros, aunque no es obligatorio, que compartan información de contacto de emergencia y detalles como alergias. Si alguien sufre un ataque de asma en su escritorio, el personal necesita saber qué hacer. Muchos miembros proporcionan esta información, pero cuando no lo hacen, Chang dijo que el equipo está "a ciegas". Luego está la configuración financiera y legal de cada membresía.

Aquí es donde el coworking y el arrendamiento tradicional van en direcciones opuestas. Un arrendador hace la mayor parte del trabajo antes de la mudanza: diligencia debida financiera, aprobar quién firma el contrato de arrendamiento y entregar las llaves. Después de eso, el arrendador generalmente no tiene idea de si 50 o 100 personas están usando el espacio, ni qué horarios tienen.

"Una vez que comienza la membresía, en realidad nos involucramos mucho más", dijo Chang.

El trabajo diario que los miembros rara vez ven

La primera capa de las operaciones diarias es el reabastecimiento: granos de café, papel higiénico, servilletas y los muchos suministros pequeños que la gente espera encontrar sin pensarlo.

La siguiente capa es más difícil de planificar. "El cinco por ciento de la comunidad es el que requiere más mantenimiento. Nos llevan el 95 por ciento de nuestro tiempo", dijo Chang.

Compartió un ejemplo reciente. Una sede de BLANKSPACES tiene un gimnasio con duchas, y el equipo abastece cada caseta con champú, acondicionador y jabón. En las duchas de hombres, alguien seguía llevándose las botellas cada semana. El equipo instaló dispensadores atornillados a la pared. La persona simplemente destornilló la botella y se la llevó de todos modos, así que el equipo tuvo que comprar reemplazos nuevamente.

El costo es solo parte del problema. El personal ahora revisa esa ducha todos los días. Cuando se acaban los suministros, los siguientes miembros asumen que operaciones cometió un error, cuando una sola persona fue la causa. "Solo se necesita a esa persona", dijo Chang.

Es una historia pequeña, pero muestra cuánto de la gestión de un espacio compartido se reduce a manejar lo inesperado, generalmente de maneras que los miembros nunca notan cuando las cosas salen bien.

Dirigir un espacio para muchas empresas diferentes

La mayoría de los espacios de coworking albergan a personas de muchas empresas bajo un mismo techo, cada una con sus propios horarios y expectativas. Chang dice que no hay una fórmula para gestionar eso. "Simplemente aprendes y evolucionas tus operaciones para manejarlo", dijo.

El desafío crece con el tamaño. "Cuanto más grande es el espacio, mayor es la variedad. Y más duras son las operaciones".

Lo compara con dirigir un hotel. Un jueves, los viajeros de negocios todavía están en el edificio mientras los turistas de fin de semana comienzan a registrarse, y esos son dos grupos muy diferentes. Cuando llega un evento importante a la ciudad, un hotel acostumbrado a atender principalmente a huéspedes de negocios puede llenarse repentinamente de visitantes. El personal tiene que adaptarse rápidamente, y la experiencia es lo que lo hace posible.

La estructura también importa. Chang dice que incorporar a una directora de operaciones cambió la forma en que dirige la empresa, siguiendo el conocido consejo empresarial de trabajar en el negocio en lugar de en él.

Ella ahora maneja recursos humanos y gestión de personal, lo que le ha dado a Chang más tiempo para nuevas ubicaciones y el lado financiero del negocio. Los miembros nunca ven esa estructura, pero está detrás de su experiencia todos los días.

Cómo los miembros pueden mejorar la experiencia

Saber lo que sucede entre bastidores apunta a algunas cosas simples que los miembros pueden hacer.

Nombre un punto de contacto para su equipo, para que los cambios de plan y las preguntas de facturación pasen por una sola persona. Comparta información de contacto de emergencia durante la incorporación, aunque sea opcional. Ayuda al personal a responder rápidamente si algo sale mal.

Si tiene necesidades específicas de configuración para el primer día, solicítelas por adelantado. Cuando algo se agota o se rompe, dígaselo al personal en lugar de asumir que ya lo saben. Como muestra el ejemplo de la ducha, la causa no siempre es lo que parece.

También ayuda leer las reglas de la casa antes de su primer día. BLANKSPACES, por ejemplo, publica sus reglas del espacio en línea para que los miembros sepan qué esperar en un entorno compartido.

Una membresía de coworking incluye mucho más servicio continuo que un arrendamiento tradicional, y eso es una gran parte de su valor. Cuanto más entiendan los miembros lo que implica, más fluido funcionará el espacio para todos.

BLANKSPACES es una de las marcas de coworking más antiguas de Estados Unidos, fundada en Los Ángeles en 2008 por el arquitecto Jerome Chang. Ahora es la marca de coworking más grande del sur de California, construida sobre un modelo de asociación que comparte el riesgo con los arrendadores en lugar de depender de un arrendamiento tradicional.

Este artículo se basa en información proporcionada por la fuente experta citada anteriormente. Tiene fines informativos generales únicamente y no constituye asesoramiento legal, financiero o inmobiliario. Los lectores deben realizar su propia investigación y consultar a profesionales calificados antes de tomar cualquier decisión inmobiliaria o financiera.

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