Il y a un plafond que la plupart des agents immobiliers atteignent, et cela n'a rien à voir avec leur marché, leurs compétences ou leur éthique de travail. Cela a à voir avec ce sur quoi ils passent leur temps. L'agent qui répond aux e-mails, planifie les visites, court après la paperasse et gère son propre calendrier est l'agent qui n'aura jamais assez d'heures dans la journée pour construire l'entreprise qu'il est réellement capable de bâtir.

La solution semble simple. Déléguer. Mais une délégation mal faite est souvent pire que pas de délégation du tout, et la plupart des agents qui ont essayé de confier des tâches à un assistant virtuel ont une histoire expliquant pourquoi cela n'a pas fonctionné.

Justin Nimergood, fondateur de Top Gun Team chez Epique Realty à Southlake, Texas, a adopté une approche différente. Il a passé une année entière à former son propre assistant virtuel avant de rendre cette ressource disponible à un seul agent de son équipe. Pas une semaine. Pas un mois. Une année entière.

L'approche standard du soutien par assistant virtuel dans l'immobilier consiste à orienter les agents vers une agence de recrutement, les laisser choisir quelqu'un parmi une liste et espérer le meilleur. Le problème, selon Nimergood, est le niveau de formation que ces assistants ont généralement à leur arrivée.

« Le niveau de formation que beaucoup de ces agences offrent est très basique, très minimal », dit-il. « Ils sont orientés vers les tâches. Des tâches très répétitives. Et cela offre très peu de soulagement en termes de services qu'ils fournissent. »

Cela signifie en pratique que les agents se retrouvent avec un assistant virtuel capable de faire un travail simple et répétitif, mais tout ce qui est complexe retombe encore sur l'assiette de l'agent. La charge cognitive ne diminue pas réellement. L'agent reste le goulot d'étranglement.

Nimergood voulait quelque chose de catégoriquement différent. Il voulait un assistant virtuel capable de gérer des tâches complexes, le genre qui nécessite généralement du jugement, du contexte et une compréhension approfondie du fonctionnement réel d'une entreprise immobilière performante.

La seule façon d'y parvenir, a-t-il conclu, était de former lui-même l'assistant virtuel, à partir de zéro, en utilisant ses propres systèmes et ses propres normes.

« Je l'ai formé parce que seulement moi peux le former comme je veux gérer mon entreprise », dit Nimergood. « Je savais que pour avoir le meilleur assistant virtuel soutenant la meilleure équipe, je devais prendre le temps de le prendre par la main et de lui tout enseigner. Fondamentalement, tout ce que je fais, ou faisais, pour qu'il puisse le faire. »

Ce processus a pris un an. Il a nécessité que Nimergood documente ses propres flux de travail, articule ses normes assez clairement pour les enseigner et investisse du temps de manière soutenue dans quelqu'un qui ne générerait pas de retour sur cet investissement avant des mois. La plupart des chefs d'équipe ne feraient pas cela. La plupart des chefs d'équipe n'ont pas non plus d'assistant virtuel capable de gérer un travail véritablement complexe.

Le résultat que Nimergood décrit n'est pas incrémental. Il est structurel. Une fois que l'assistant virtuel a été formé pour gérer les tâches qui nécessitaient auparavant l'implication directe de Nimergood, son temps disponible s'est complètement déplacé.

« Maintenant, contrairement à beaucoup de gens qui sont malheureusement incapables de déléguer des tâches complexes, je peux totalement me concentrer sur des activités stratégiques de haut niveau, de niveau exécutif, au quotidien », dit-il. « Si ce n'est pas une activité génératrice de commission, je me concentre au plus haut niveau. C'est là que devrait être un chef d'équipe. »

Les activités génératrices de commission, dans le cadre de Nimergood, sont les choses que lui seul peut faire : rendez-vous de listing, visites, négociations, conversations de renforcement des relations. Tout le reste qui ne nécessite pas sa présence physique ou son expertise spécifique est, par définition, déléguable. Et une fois que l'infrastructure existe pour le déléguer correctement, chaque heure auparavant consacrée au travail administratif devient une heure disponible pour les activités qui font réellement croître l'entreprise.

Le principe plus large que Nimergood souligne est celui qui s'applique bien au-delà des assistants virtuels. Il s'agit de la façon dont un chef d'équipe pense à son temps et à ce qu'il est prêt à investir pour le protéger.

Construire l'infrastructure pour déléguer correctement prend plus de temps au départ que la plupart des gens ne veulent y consacrer. Cela nécessite de documenter les processus, de tolérer une exécution précoce imparfaite et de résister à la tentation de le faire soi-même parce que c'est plus rapide pour le moment. Ces coûts à court terme sont réels. Le coût à long terme de ne pas le faire est le plafond.

Les agents qui comprennent cela plus tôt sont ceux qui passent à l'échelle. Ceux qui continuent à tout faire eux-mêmes restent occupés, mais ils ne construisent rien.

Justin Nimergood est le fondateur de Top Gun Team chez Epique Realty et principal de Nimergood Real Estate, spécialisé dans l'immobilier résidentiel dans la région métropolitaine de Dallas-Fort Worth et en Californie. En savoir plus sur thetopgunteam.com.

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