¿Qué Registros de Propiedad Son Más Importantes Antes de Que Cierre el Año Fiscal?

A medida que el año fiscal llega a su fin, muchos inversionistas inmobiliarios comienzan a revisar sus bandejas de entrada y estados de cuenta bancarios para reconstruir lo que gastaron en sus propiedades. Según CostSegRx, una firma de segregación de costos basada en ingeniería, esa carrera de última hora es donde los propietarios suelen perder los detalles que determinan su depreciación.

“Los propietarios de propiedades realmente deberían documentar todas sus mejoras capitales y gastos a lo largo del año”, dijo Brian Kiczula de CostSegRx. “No es solo al final del año”. El objetivo no es un archivador perfecto. Es un registro claro de qué trabajo se realizó, cuándo se hizo y cuánto costó.

Muchos inversionistas colocan todos los costos de la propiedad en una sola categoría e intentan deducir todos ellos como gastos. Así no se tratan esos costos para fines fiscales. Cuando un CPA o un profesional en segregación de costos revisa los gastos de un propietario, normalmente aplica lo que se conoce como la prueba BAR, que pregunta si cada costo es una mejora, una adaptación o una restauración.

Los costos que cumplen una de esas definiciones generalmente deben capitalizarse. Dependiendo del activo, pueden depreciarse durante 27.5 años para propiedades residenciales de alquiler, 39 años para propiedades comerciales, o durante vidas más cortas de 15, 7 o 5 años. Los costos que no cumplen la prueba generalmente se clasifican como reparaciones y mantenimiento, que pueden deducirse en el año en que se incurren.

Esa distinción es la razón por la que los registros importan. Sin ellos, no hay forma confiable de saber a qué categoría pertenece un costo.

En la experiencia de CostSegRx, la brecha casi siempre se reduce a los recibos individuales y a una descripción clara del trabajo realizado. Los propietarios suelen dividirse en dos grupos. Uno guarda cada recibo en una carpeta de Google Drive o Dropbox y registra cada mejora, con fechas, en una hoja de cálculo. El otro sabe aproximadamente cuánto gastó durante el año, pero no puede decir cómo se dividió ese dinero entre pisos nuevos, ventanas, iluminación o una remodelación de baño.

El segundo grupo a menudo no tiene la culpa. Muchos contratistas facturan en sumas globales, mensualmente o por trabajo, sin desglosar cuánto costó cada parte del proyecto. Para los propietarios en esa situación, CostSegRx utiliza estimación de costos de construcción. A partir de la descripción del trabajo por parte del propietario y de imágenes de la propiedad, el equipo reconstruye los costos del contratista para que cada mejora pueda clasificarse.

Para el resto de este año y en adelante, los hábitos más útiles son simples: guardar el recibo o la factura de cada proyecto, escribir una nota breve sobre lo que realmente se hizo, registrar la fecha en que se completó el trabajo y tomar fotos de la mejora terminada.

Los propietarios que adquirieron una propiedad este año necesitan la misma documentación, más un detalle adicional: cuándo se pusieron en servicio las mejoras en comparación con la propiedad misma.

Si las renovaciones se terminaron antes de que la propiedad se pusiera en servicio, es posible que el estudio de segregación de costos original deba ajustarse. Por ejemplo, si un propietario reemplazó toda la alfombra antes de que el edificio se pusiera en servicio, la alfombra vieja no tenía valor. Se eliminaría de la asignación del precio de compra y se agregaría la alfombra nueva en su lugar.

Si la propiedad se puso en servicio primero y una remodelación importante siguió unos meses después, el preparador de impuestos del propietario normalmente recibiría dos calendarios de activos fijos separados, uno para la adquisición y otro para la remodelación. El mismo enfoque se aplica cuando una propiedad se compra un año y se renueva al siguiente. CostSegRx ve este patrón a menudo con hoteles, donde un propietario adquiere la propiedad y luego comienza a actualizar habitaciones al año siguiente.

La desorganización es común entre los arrendadores, y es comprensible. Los propietarios están dirigiendo el negocio de sus propiedades, y la mayoría no tiene un equipo detrás de ellos que rastree cada gasto. Según CostSegRx, estar desorganizado suele ser la regla y no la excepción.

Eso no significa que la oportunidad esté perdida. CostSegRx completó recientemente un estudio sobre una renovación de varios años de tres edificios: un restaurante, un bed and breakfast boutique y un grupo de tiendas. El propietario no tenía los datos de construcción originales, y el equipo aún pudo producir un estudio de calidad. Siempre que un propietario pueda documentar que se realizaron las mejoras, por lo general todavía se puede realizar un estudio.

La conclusión práctica es dejar de tratar la documentación como una tarea de fin de año. Mantenga registros a medida que se realiza el trabajo, compártalos con su CPA y pregunte desde el principio cómo se clasificarán las renovaciones.

Acerca de CostSegRx: CostSegRx es una firma de segregación de costos basada en ingeniería liderada por Brian Kiczula, miembro de la American Society of Cost Segregation Professionals. La firma trabaja con inversionistas inmobiliarios residenciales y comerciales en todo el país. CostSegRx ofrece estimaciones de beneficios sin costo y apoya a los inversionistas y a sus CPA durante todo el proceso de informes. Obtenga más información en costsegrx.com o llame al (888) 850-4155.

Este artículo se basa en información proporcionada por la fuente experta citada anteriormente. Su propósito es únicamente informativo general y no constituye asesoramiento legal, financiero ni inmobiliario. Los lectores deben realizar su propia investigación y consultar a profesionales calificados antes de tomar cualquier decisión inmobiliaria o financiera.

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