MeetingsTech, LLC (MT), une entreprise de marketing direct basée à Saint Petersburg, en Floride, spécialisée dans les services d'assurance, de santé et de maison, a passé près d'une décennie à bâtir sa réputation sur la rapidité, la précision et la conformité. Avec une force de vente qui s'adapte saisonnièrement pour gérer les campagnes client à haut volume, le modèle de MT a longtemps dépendu d'une formation intensive et d'une supervision interne, une approche qui garantissait la qualité mais s'accompagnait de coûts opérationnels croissants.

Alors que l'entreprise cherchait à augmenter sa capacité sans augmenter ses effectifs, elle s'est tournée vers l'automatisation. Fin 2024, MT a conclu un partenariat avec Vida, une plateforme d'agents vocaux IA conçue pour reproduire des workflows d'appel complexes tout en maintenant une stricte conformité. L'objectif était de créer une colonne vertébrale plus intelligente et évolutive pour les opérations d'appel de MT.

Intégration rapide de l'IA

La mise en œuvre a pris des semaines, pas des mois. Les agents IA de Vida ont été formés sur les scripts existants de MT et sont rapidement entrés en service, gérant les confirmations de rendez-vous sortantes et les appels de qualification de leads. Cela a permis aux équipes humaines de MT de se concentrer sur des interactions à plus forte valeur ajoutée et sur le travail stratégique des comptes, tandis que l'IA traitait le volume quotidien répétitif mais critique.

Résultats mesurables en moins d'un an

En huit mois, les agents IA de Vida sont devenus un élément permanent de l'opération de MT, prenant en charge une part significative des appels quotidiens et assurant une couverture ininterrompue pendant l'inscription ouverte à Medicare et autres pics saisonniers.

Les principaux résultats incluent :

• 65–70 % de confirmations de rendez-vous, contre environ 45 % auparavant
• Annulations réduites à 9 %, contre 14 % auparavant
• Évolutivité instantanée pendant les périodes d'appel de pointe et la demande en dehors des heures de bureau
• Amélioration de l'efficacité des coûts en augmentant le débit sans ajouter de personnel

« Vida nous aide à atteindre des taux de confirmation plus élevés, moins d'annulations et un débit évolutif », a déclaré Heather Krapf, vice-présidente des opérations chez Medicare Express. « Cela devient rapidement la colonne vertébrale de notre stratégie d'appel, avec une voie claire pour évoluer sur l'ensemble du volume entrant et sortant tout en débloquant des gains d'efficacité significatifs et une croissance de la marge. »

Construire un avenir prêt pour l'IA

Le partenariat a également jeté les bases d'au moins vingt nouveaux cas d'utilisation de l'IA dans les opérations de MT. Suite au succès des confirmations de rendez-vous Medicare, MT se prépare à étendre la portée de Vida à la gestion des appels entrants en dehors des heures de bureau et à de nouveaux marchés verticaux, où l'automatisation peut encore réduire les coûts et augmenter la réactivité.

Équilibrer automatisation et perspicacité humaine

Malgré le virage vers l'IA, MT souligne que les personnes restent au cœur de son activité. En déléguant les tâches répétitives à haut volume à Vida, le personnel de l'entreprise peut consacrer plus de temps à l'engagement stratégique et aux initiatives de croissance client.

Pour MT, le message est clair : l'IA ne remplace pas les personnes, elle les habilite. Avec Vida intégré dans ses workflows, l'entreprise a créé un modèle qui allie expertise humaine et automatisation, établissant une nouvelle référence en matière de performance et d'évolutivité dans les industries réglementées.

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