MeetingsTech, LLC (MT), una empresa de marketing directo con sede en San Petersburgo, Florida, especializada en seguros, salud y servicios para el hogar, ha pasado casi una década construyendo su reputación en velocidad, precisión y cumplimiento. Con una fuerza de ventas que escala estacionalmente para manejar campañas de clientes de alto volumen, el modelo de MT ha dependido durante mucho tiempo de una capacitación intensiva y supervisión interna, un enfoque que garantizaba la calidad pero que venía con costos operativos crecientes.

Cuando la empresa buscó expandir su capacidad sin aumentar su plantilla, recurrió a la automatización. A finales de 2024, MT se asoció con Vida, una plataforma de agentes de voz con IA diseñada para replicar flujos de trabajo de llamadas complejos manteniendo un estricto cumplimiento. El objetivo era crear una base más inteligente y escalable para las operaciones de llamadas de MT.

Integración Rápida de IA

La implementación tomó semanas, no meses. Los agentes de IA de Vida fueron entrenados con los guiones existentes de MT y rápidamente entraron en funcionamiento, manejando confirmaciones de reuniones salientes y llamadas de calificación de leads. Esto permitió que los equipos humanos de MT se centraran en interacciones de mayor valor y trabajo estratégico con cuentas, mientras la IA manejaba el volumen diario repetitivo pero crítico.

Resultados Medibles en Menos de un Año

En ocho meses, los agentes de IA de Vida se habían convertido en un elemento permanente de la operación de MT, manejando una parte significativa de las llamadas diarias y asegurando una cobertura ininterrumpida durante la inscripción abierta de Medicare y otros picos estacionales.

Los resultados clave incluyen:

• 65–70% de confirmaciones de reuniones, frente a aproximadamente 45%
• Cancelaciones reducidas al 9%, desde 14%
• Escalabilidad instantánea durante períodos pico de llamadas y demanda fuera de horario
• Mejora de la eficiencia de costos al aumentar el rendimiento sin agregar personal

“Vida nos está ayudando a lograr tasas de confirmación más altas, menos cancelaciones y un rendimiento escalable”, dijo Heather Krapf, Vicepresidenta de Operaciones en Medicare Express. “Se está convirtiendo rápidamente en la base de nuestra estrategia de llamadas, con un camino claro para escalar en todo el volumen entrante y saliente, al tiempo que desbloquea ganancias significativas de eficiencia y crecimiento de margen.”

Construyendo un Futuro Listo para la IA

La asociación también ha sentado las bases para al menos veinte nuevos casos de uso de IA en las operaciones de MT. Tras el éxito en las confirmaciones de reuniones de Medicare, MT se está preparando para expandir el alcance de Vida al manejo de llamadas entrantes fuera de horario y nuevos mercados verticales, donde la automatización puede reducir aún más los costos y aumentar la capacidad de respuesta.

Equilibrando Automatización y Perspectiva Humana

A pesar del cambio hacia la IA, MT enfatiza que las personas siguen siendo centrales para su negocio. Al descargar tareas repetitivas de alto volumen en Vida, el personal de la empresa puede dedicar más tiempo al compromiso estratégico y a las iniciativas de crecimiento de clientes.

Para MT, el mensaje es claro: la IA no reemplaza a las personas, las habilita. Con Vida integrado en sus flujos de trabajo, la empresa ha creado un modelo que combina la experiencia humana con la automatización, estableciendo un nuevo punto de referencia para el rendimiento y la escalabilidad en industrias impulsadas por el cumplimiento.

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