Que Devraient Rechercher Les Gestionnaires de Prêts Hypothécaires Dans une Plateforme d'Automatisation ?

Les gestionnaires de prêts immobiliers qui évaluent des plateformes d'automatisation devraient rechercher trois choses : une couverture sur l'ensemble du flux de travail plutôt que sur une seule tâche, des contrôles de qualité intégrés au processus plutôt qu'ajoutés après coup, et des délais de mise en œuvre mesurés en semaines plutôt qu'en mois ou en années. Bien réussir ces trois points est ce qui distingue une plateforme qui réduit les risques de celle qui ajoute simplement un autre outil à la pile.

Les pics de volume, les nouvelles règles des investisseurs et les exigences d'audit ont tendance à tomber en même temps sur la même équipe de gestion surchargée, et la solution habituelle, l'ajout de personnel, ne fait que masquer le problème sous-jacent. Outamation, une entreprise de technologie hypothécaire basée à Dallas, au Texas, travaille avec des gestionnaires et des prêteurs qui se posent une version plus spécifique de cette question : qu'est-ce qui rend réellement une plateforme d'automatisation digne d'être remplacée par une autre ?

Selon le PDG d'Outamation, Sapan Bafna, la réponse commence par comprendre ce qu'implique réellement le travail de gestion. « Nous prenons les parties de la gestion qui mangent le temps de votre équipe et vous exposent à des risques, et nous les rendons plus rapides, plus précises et prêtes pour l'audit », a déclaré Bafna. Ce cadrage est important car beaucoup d'outils d'automatisation promettent la rapidité mais disent peu de choses sur la précision ou la conformité, et dans la gestion hypothécaire, ces trois éléments doivent fonctionner ensemble.

Le quotidien d'un gestionnaire implique bien plus qu'un seul goulot d'étranglement. Les prêts passent par la prise de décision, la génération de documents, l'exécution et les contrôles de qualité, souvent à travers différents systèmes qui n'ont jamais été conçus pour communiquer entre eux. Bafna décrit la plateforme principale d'Outamation, Outamate, comme l'élément qui orchestre ce flux de travail de bout en bout plutôt que d'automatiser une seule étape isolément.

Par-dessus, des modules spécialisés sont conçus pour des tâches spécifiques : OutamateMods pour les modifications de prêt, OutamateDocs pour générer et enregistrer des documents juridiques comme les mainlevées de privilège, un pour gérer les référentiels de documents, et un autre axé sur la lecture et la classification des documents entrants. Un gestionnaire n'a pas besoin de démanteler les systèmes existants pour en tirer de la valeur ; les modules peuvent être ajoutés là où la douleur est la plus grande.

Cette modularité est également l'endroit où la propre pile technologique du gestionnaire devrait entrer en ligne de compte dans la décision. Des plateformes de référence comme MSP et LoanServ ont passé des années à développer des fonctionnalités natives profondes, et aucun fournisseur externe ne devrait prétendre les remplacer du jour au lendemain.

« Nous n'essayons pas de démanteler votre système d'enregistrement. Ce n'est pas notre rôle », a déclaré Bafna. « La question qu'un gestionnaire devrait se poser est de savoir si la couche d'automatisation qui se trouve au-dessus de ce système fonctionne réellement avec lui, proprement, sans une année d'intégration personnalisée. C'est là que nous rivalisons, et c'est là que nous gagnons. »

Un thème qui est revenu à plusieurs reprises dans les conversations avec la direction d'Outamation est la fréquence à laquelle la qualité est traitée comme une préoccupation distincte et secondaire plutôt qu'intégrée dès le départ dans un logiciel de gestion de la qualité hypothécaire. Lisa Guadagno, vice-présidente des initiatives stratégiques mondiales et membre du conseil d'administration d'Outamation, qui a travaillé du côté client des opérations hypothécaires avant de rejoindre l'entreprise, a déclaré que les contrôles de qualité manuels ont tendance à détecter les erreurs tardivement, souvent pas avant qu'un audit ne soit déjà en cours. À ce moment-là, le coût d'une constatation, en termes de temps de correction et de risque de réputation, est bien plus élevé que si la même erreur avait été détectée tôt.

Une plateforme moderne, et plus précisément le module OutamateQMS d'Outamation, intègre des contrôles de qualité directement dans le flux de travail, signalant les écarts au fur et à mesure qu'ils se produisent plutôt que de s'appuyer sur un examen périodique. Ce changement, d'un contrôle de qualité réactif à une gestion de la qualité proactive, est l'une des raisons les plus négligées pour lesquelles les gestionnaires finissent par choisir un fournisseur plutôt qu'un autre.

Outamation est également la première entreprise technologique hypothécaire américaine à obtenir la certification ISO/IEC 42001 pour la gouvernance de l'IA, en plus de l'ISO 27001 et de la SOC 2 Type II. Pour un gestionnaire utilisant des contrôles de qualité assistés par IA, cette distinction n'est pas seulement un titre de compétence : cela signifie que l'IA qui prend ou signale ces décisions a été vérifiée de manière indépendante comme étant transparente, responsable et contrôlée, ce qui est exactement ce qu'un régulateur demandera lors d'un examen.

Les gestionnaires ont longtemps supposé que tout déploiement technologique sérieux prend des mois, parfois des années, et que l'outil sera obsolète au moment où il sera pleinement déployé. Guadagno a souligné que c'est l'une des plus grandes idées fausses qu'elle ait vues du côté client. « Avec nous, nous le faisons en semaines », a-t-elle déclaré.

Cette rapidité change ce qu'un gestionnaire risque en testant une nouvelle plateforme. Un déploiement mesuré en semaines plutôt qu'en années est un type de décision fondamentalement différent d'un engagement technologique pluriannuel, et cela abaisse la barre pour savoir si une plateforme convient réellement avant de s'engager davantage.

Pour un gestionnaire ou un prêteur comparant les options, le point pratique est de regarder au-delà de la démonstration. Demandez si la plateforme gère l'ensemble du flux de travail ou seulement une partie. Demandez comment la gestion de la qualité fonctionne au quotidien, pas seulement au moment de l'audit. Demandez combien de temps prend réellement la mise en œuvre, sur la base de délais réels de clients plutôt que de projections optimistes. Et demandez directement où la plateforme du fournisseur est la plus solide, et où les systèmes existants du gestionnaire pourraient encore avoir l'avantage, car un fournisseur prêt à répondre honnêtement est généralement celui en qui on peut avoir confiance pour le reste de l'évaluation.

À propos d'Outamation : Outamation est là où l'expertise technologique rencontre une innovation audacieuse. Fondée par des vétérans de l'industrie possédant une profonde expérience dans l'automatisation des flux de travail, le développement rapide d'applications et l'intelligence artificielle, l'entreprise est construite autour de son approche exclusive DRIP Innovation by Outamation™ : des améliorations ciblées et de petite envergure appliquées à la racine d'un problème de flux de travail, qui se combinent en résultats significatifs au fil du temps. Outamation est la première entreprise de technologie hypothécaire aux États-Unis à obtenir la certification ISO/IEC 42001 pour la gouvernance de l'IA, en plus de l'ISO 27001 et de la SOC 2 Type II. En savoir plus sur outamation.com.

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