Quelque part dans votre quartier, un bénévole vérifie la boîte aux lettres pour les cotisations de l'association de propriétaires (HOA). Ce n'est probablement pas une tâche quotidienne – plutôt tous les quelques jours, quand ils s'en souviennent. Lorsque les chèques arrivent, quelqu'un les ouvre, enregistre qui a payé, ajoute le total à un tableur, et finit par se rendre à la banque. Ce processus dure deux à trois mois par cycle de paiement. Pendant ce temps, la liste de contacts du conseil d'administration vit dans le Gmail personnel de quelqu'un. Les procès-verbaux des réunions sont sur un disque dur. Les approbations de demandes architecturales n'existent que dans un fil de discussion e-mail accessible à trois membres du conseil.

C'est là que la plupart des conseils d'HOA autogérés commencent avant de trouver HOA Start. Selon le PDG Clayton Thompson, le passage de cette configuration relève moins de la technologie que de la récupération de temps.

L'impact immédiat du passage à un logiciel HOA spécialisé se manifeste à deux endroits : les paiements et les communications.

Les paiements en ligne arrivent en premier. Pour une communauté de 100 foyers avec une fenêtre de collecte de deux mois, les économies de temps sont quasi instantanées. La propre HOA de Thompson fonctionne avec un cycle de paiement de 60 jours – de décembre à février – ce qui signifie que quelqu'un gère activement ce processus chaque jour pendant deux mois. « Lorsqu'un conseil passe des chèques papier aux paiements en ligne, il récupère immédiatement du temps », a déclaré Thompson. « Plus besoin de vérifier le courrier, d'ouvrir les enveloppes, de rapprocher manuellement qui a payé, d'aller à la banque. Le paiement arrive, le système se met à jour automatiquement, et c'est fait. »

Le deuxième changement concerne les communications. Avant le changement, les conseils envoient des e-mails de masse depuis des comptes personnels avec des listes de contacts tenues dans des tableurs. Chaque fois qu'un résident emménage ou déménage, quelqu'un met à jour la liste manuellement. Après le changement, l'annuaire des membres se met à jour en temps réel et les e-mails de masse ou les alertes SMS partent de la plateforme en quelques minutes. Les résidents ont un canal direct pour joindre le conseil sans appeler le téléphone portable de quelqu'un. « C'est la différence entre un conseil toujours en retard sur la communication et un conseil qui peut envoyer une alerte à tout le quartier en deux minutes », a déclaré Thompson.

Thompson décrit un schéma qui se répète dans les communautés autogérées avec une régularité frappante. Un membre du conseil – appelons-la Sue – finit par porter la majeure partie de la charge administrative. Elle tient la liste des membres, stocke les documents, gère la correspondance et traite les chèques. Le système fonctionne parce que Sue sait où tout se trouve. Puis Sue déménage, s'épuise ou termine son mandat.

Quand cela arrive, des années de connaissances institutionnelles peuvent disparaître du jour au lendemain. Des procès-verbaux de réunions stockés sur une clé USB personnelle. Un nom de domaine pris par un web designer qui a déménagé. Des devis de fournisseurs enfermés dans le système d'un gestionnaire immobilier auquel le conseil perd accès le jour où la relation prend fin. Un conseil qui utilise des outils manuels pourrait voir Sue passer dix heures par mois sur des tâches administratives qu'une plateforme réduit à une – mais le problème plus important n'est pas le temps. C'est ce qui se passe quand elle part.

« Avec une plateforme, rien de tout cela ne repose sur une seule personne », a déclaré Thompson. « Cela vit dans le système. Sue peut partir et le prochain membre du conseil se connecte et tout est là. » La même chose s'applique lorsqu'un membre du conseil part en vacances. Sans plateforme centralisée, toute une section des opérations de l'HOA peut stagner pendant des semaines.

La plupart des communautés adoptent leur logiciel progressivement. Ils s'inscrivent pour la fonctionnalité qu'ils recherchaient – généralement les paiements ou un site web communautaire – et découvrent avec le temps ce que la plateforme peut faire d'autre. Thompson compare cela à un buffet : vous allez d'abord pour votre plus grand besoin, et une fois que vous faites confiance au système, vous commencez à voir tout ce qui est proposé. Le matin de cette conversation, un client est venu pour passer à un forfait supérieur, réalisant que les fonctionnalités dont il avait maintenant besoin étaient disponibles depuis le début.

Le vote en ligne est la fonctionnalité qui surprend le plus les conseils. Obtenir le quorum pour une assemblée annuelle ou un vote d'amendement de règlement est devenu vraiment difficile – les gens hésitent à se déplacer pour une réunion en semaine. Le vote électronique résout ce problème, et en Floride, en vertu du HB 1203, c'est désormais une exigence légale pour les associations dépassant certains seuils de taille.

Le suivi des infractions en est un autre. Quand les poubelles d'un voisin sont sorties depuis une semaine, la question sans module d'infraction est : qui le signale, comment cela est-il enregistré, et qui assure le suivi ? Avec la fonctionnalité, les résidents soumettent via la plateforme, le conseil reçoit, et l'enregistrement existe en permanence.

Thompson voit l'industrie dans son ensemble évoluer vers un changement significatif. Les sociétés de gestion immobilière, selon lui, font face à la même pression qui a remodelé l'industrie du taxi lorsque les plateformes de covoiturage sont arrivées – pas une élimination, mais une évolution forcée vers l'automatisation, avec le travail administratif pris en charge par le logiciel et le rôle humain se déplaçant vers les relations et la gestion communautaire.

Brighton by the Bay, une communauté de retraités de 314 foyers située à environ 90 minutes à l'extérieur de Toronto, est venue à HOA Start comme la plupart des conseils – avec un problème spécifique et un budget limité. La communauté avait un site web obsolète construit des années plus tôt par un résident qui avait depuis déménagé, emportant le nom de domaine avec lui. Le conseil a demandé des devis à des web designers et a trouvé le processus plus coûteux et compliqué que prévu.

La membre du conseil Stacey Grieve a apporté HOA Start au reste du conseil après l'avoir trouvé lors de ses recherches. Le conseil n'était pas immédiatement convaincu, mais la démonstration a comblé l'écart. « Après la démonstration, le produit s'est en quelque sorte vendu tout seul », a déclaré Grieve. Elle souligne la facilité d'utilisation, la gestion des documents et le support client comme les fonctionnalités qui comptent le plus pour un conseil composé de bénévoles sans temps pour apprendre un système compliqué. « Il ne faut pas être super technique du tout », a-t-elle dit. « C'était vraiment un processus assez simple. »

Pour les conseils autogérés qui fonctionnent encore avec des tableurs et des comptes e-mail personnels, l'écart entre où ils sont et où ils pourraient être est souvent plus petit qu'il n'y paraît. Les outils existent. La question est de savoir si le conseil attend une crise – une Sue qui part, une amende pour non-conformité, un nom de domaine perdu – ou prend de l'avance.

HOA Start (https://hoastart.com/) fournit un logiciel pour associations de propriétaires spécialement conçu pour les conseils de bénévoles autogérés, couvrant les paiements en ligne, la communication avec les résidents, la gestion des documents, le vote en ligne, le suivi des infractions et les sites web communautaires dans un système intégré.

Cet article est basé sur des informations fournies par la source experte citée ci-dessus. Il est destiné à des fins d'information générale uniquement et ne constitue pas un avis juridique, financier ou immobilier. Les lecteurs doivent effectuer leurs propres recherches et consulter des professionnels qualifiés avant de prendre toute décision immobilière ou financière.

Divulgation : Les personnes ou entreprises mentionnées peuvent avoir une relation commerciale avec KeyCrew.

Avertissement : Cette traduction a été générée automatiquement par NewsRamp™ pour Keycrew.co (collectivement désignés sous le nom de "LES ENTREPRISES") en utilisant des plateformes d'intelligence artificielle génératives accessibles au public. LES ENTREPRISES ne garantissent pas l'exactitude ni l'intégralité de cette traduction et ne seront pas responsables des erreurs, omissions ou inexactitudes. Vous vous fiez à cette traduction à vos propres risques. LES ENTREPRISES ne sont pas responsables des dommages ou pertes résultant de cette confiance. La version officielle et faisant autorité de ce communiqué de presse est la version anglaise.