Para Propietarios Que Contratan a un Administrador de Propiedades, la Tarifa Es el Número Equivocado Para Comparar

Cuando un propietario se dispone a contratar una empresa de administración externa, la comparación casi siempre comienza y a menudo termina con la tarifa de administración. Es el número que toda empresa cotiza, el que cabe en una sola línea y el que se siente como la palanca que el propietario controla. Según operadores que se han sentado en ambos lados de la mesa, también es casi la cifra menos importante en la decisión.

Ron Kutas, Director Ejecutivo de OneWall Communities, un operador-propietario que también brinda servicios de administración externa, sostiene que obsesionarse con la tarifa desvía a los propietarios de donde realmente se mueve el dinero.

Kutas expone el desajuste en aritmética simple. Una reducción de 25 puntos básicos en la tarifa de administración para una propiedad con una renta anual de $2 millones ahorra al propietario alrededor de $5,000 al año. Una diferencia de 200 puntos básicos en deudas incobrables en esa misma propiedad equivale a aproximadamente $40,000. "Estás negociando uno de los números más pequeños en la página", dice. Las preguntas que realmente afectan el resultado, en su opinión, son la rapidez con que un administrador rota las unidades y cómo es su política de deudas incobrables.

Va más allá en cuanto a la tarifa misma. Un administrador dispuesto a bajar del 3% al 2.5% tiene que recuperar ese medio punto en algún lugar. A menudo, dice, regresa en forma de mayores cargos adicionales, más personal de la oficina central cargado a la propiedad, o simplemente menos atención prestada al activo. Una tarifa que parece demasiado baja para ser rentable generalmente no es tan baja como parece.

La línea en la que Kutas dice que los propietarios deben insistir es en los cargos adicionales, los costos que una empresa administradora factura a la propiedad además de la tarifa. Lo plantea como una prueba. Pida a un administrador que detalle cada cargo adicional más allá de la tarifa de administración. Una empresa impulsada por ingresos tiende a ser vaga. Un operador-propietario, dice, tiene un cronograma listo para enviar y puede explicar por qué existe cada cargo y qué cubre.

Los informes en sí mismos contienen pistas antes de que un propietario firme. Kutas señala las cuentas genéricas de los padres en el catálogo de cuentas como una señal de advertencia: una sola línea de "reparaciones y mantenimiento" en lugar de un desglose en pintura, electricidad, plomería y el resto. "Cuanto menos detalle, más preocupado estaría", dice. Los informes superficiales, en su experiencia, son donde se esconden los gastos indiferenciados.

Parte de la razón por la que los propietarios luchan aquí, señala, es que la industria no tiene un estándar compartido. Las estructuras de catálogo de cuentas difieren de una empresa a otra, al igual que las políticas de deudas incobrables y los umbrales en los que un gasto requiere aprobación, desde $500 a $1,000 hasta un porcentaje fijo sobre el presupuesto. Esa fragmentación ha dejado el lado de los gastos opaco, que es exactamente por lo que la tarifa, el único número claramente visible, se convierte en el tema predeterminado de regateo.

Dos de las preguntas que Kutas dice a los propietarios que hagan son sobre personas, no sobre precio. Primero: ¿quién es el gerente regional asignado a la propiedad, cuál es su historial y cuánto tiempo llevan en la empresa? Un gerente regional que apenas comienza, o sin experiencia en ese tipo de activo, es motivo de precaución. Segundo: ¿qué respaldo existe cuando un gerente de comunidad se ausenta o un gerente de servicio está fuera por dos semanas? Un propietario debe saber si la empresa tiene un equipo genuino o depende de mano de obra temporal para cubrir los vacíos. Kutas dice que la falta de fortaleza del equipo en un mercado dado es una de las razones más comunes por las que OneWall mismo rechaza una asignación.

Los propietarios también diagnostican mal el bajo rendimiento, culpando al administrador por lo que en realidad es un mercado débil, o viceversa. La prueba de Kutas son los datos combinados con la autoconciencia. El rendimiento del mercado se puede verificar contra cifras disponibles públicamente. Y un patrón de propiedad cuenta su propia historia: "Si estás con tu tercer administrador en cuatro años, probablemente no sea la empresa administradora".

Esa disposición a nombrar el papel del propietario apunta a una señal que Kutas cree que los propietarios subestiman: un administrador preparado para rechazar negocios. "Vendemos atención y trabajo", dice. Una empresa que se estira demasiado para ganar cada contrato es, según su lógica, menos capaz de hacer bien por cada uno. A medida que los propietarios se vuelven más escépticos de las tarifas de titulares y más atentos al lado de los gastos, los administradores que pueden responder las preguntas más difíciles en detalle probablemente se separen de aquellos que compiten solo por precio.

Acerca de OneWall Communities: OneWall Communities es una empresa de administración de propiedades e inversión verticalmente integrada especializada en viviendas para trabajadores. Con 15 años de experiencia como operador-propietario, OneWall ha evolucionado para ofrecer servicios de administración externa de nivel institucional que combinan la excelencia operativa con un enfoque centrado en la comunidad. Para más información, visite onewallcommunities.com.

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