Une entreprise en croissance fait face à de nombreux risques. Ces moments de croissance offrent autant d'opportunités que de dangers. Cependant, certains des plus grands de ces risques peuvent être évités en examinant comment ils se produisent. Et l'une des choses les plus importantes à examiner est la mauvaise classification des employés.

Définition de la mauvaise classification des employés

La mauvaise classification des employés fait référence aux cas où une entreprise classe incorrectement un employé comme travailleur indépendant. Cela peut sembler être une distinction mineure à première vue. Et c'est une erreur particulièrement facile à commettre pour les petites entreprises qui commencent tout juste à développer leur effectif. Après tout, il est assez courant que les entreprises intègrent progressivement des talents issus de leur pool de contractuels récurrents. Mais en même temps, il est également assez courant que les entreprises classent intentionnellement mal leurs travailleurs.

Pourquoi les mauvaises classifications se produisent

Vous pourriez vous demander pourquoi quelqu'un classerait intentionnellement mal un travailleur. La réponse se résume aux protections et avantages qu'un employé reçoit. L'explication courte est qu'il est simplement plus rentable de classer vos employés comme contractuels. Moins cher, mais aussi illégal.

Les travailleurs indépendants sont légalement des travailleurs autonomes. Le contractuel travaille avec vous plutôt que pour vous. En tant que tel, vous n'êtes pas tenu de respecter les exigences relatives au salaire minimum, à l'indemnisation des travailleurs, aux soins médicaux, aux heures supplémentaires, etc. Si vous deviez embaucher cette même personne dans un poste permanent, vous vous retrouveriez soudainement légalement responsable de ces éléments. Vous savez très bien à quel point cela peut représenter un fardeau financier si vous dirigez une petite entreprise. Cependant, il y a aussi la question de la complexité juridique à prendre en compte.

Complexité et confusion juridiques

Avant d'examiner les pénalités liées à la mauvaise classification, il est important de revenir sur les cas où les gens commettent simplement une erreur de bonne foi. Quelqu'un en dehors du monde des petites entreprises pourrait trouver impossible de concevoir qu'une désignation aussi claire soit une source de confusion. Cependant, la plupart des personnes qui dirigent une petite entreprise ont rencontré d'innombrables situations où l'évolution du paysage juridique rend l'apparemment simple plutôt alambiqué.

Dans ce cas, il y a souvent une certaine confusion entre la classification de l'emploi au niveau fédéral et au niveau des États. Par exemple, la Californie fonctionne avec une présomption par défaut que tous les travailleurs sont des employés jusqu'à preuve qu'ils sont des contractuels. Cela implique de faire correspondre les critères à un test ABC avec trois points distincts. Le simple fait de comprendre la loi au niveau fédéral ne signifie pas que vous comprenez les variations locales.

Sanctions

La source de la mauvaise classification est un point mineur par rapport à la réalité objective de la situation. Les conséquences de la mauvaise classification sont aussi importantes que vous pourriez l'imaginer lorsqu'on a affaire à une force combinée de l'IRS, du DOL et des départements du travail des États. En bref, une entreprise fait face à de graves sanctions financières de trois directions différentes lorsqu'elle classe mal ses travailleurs. Il ne s'agit pas seulement d'une pénalité combinée, mais plutôt de trois organismes de réglementation importants exigeant tous une forme de compensation en même temps. En plus de cela, vous devez également prendre en compte les frais juridiques, la perte de productivité et la charge administrative.

Assurer la conformité aux réglementations

La meilleure stratégie pour la mauvaise classification est de déployer des efforts considérables pour s'assurer qu'elle ne se produit pas en premier lieu. Augmenter la main-d'œuvre d'une petite entreprise est une tâche difficile avec plus de paperasserie administrative que la plupart des gens ne le soupçonnent. C'est pourquoi il est si important de réaliser des audits réguliers dans tout domaine où ce type d'erreur peut survenir. La classification de l'emploi est l'un de ces domaines.

Les mesures de protection peuvent être rendues plus efficaces en accordant une attention supplémentaire à votre documentation initiale et à la formation des employés et des contractuels. Votre documentation doit être centralisée, et l'intégration doit être clairement séparée. Les superviseurs et les gestionnaires doivent également comprendre la différence entre les contractuels et les employés. Les dossiers administratifs doivent toujours tenir compte de ces désignations d'employés.

Votre méthodologie administrative doit prendre en compte les différentes classifications de travailleurs afin de minimiser les risques de franchissement involontaire des limites. La piste papier doit continuellement montrer les différentes classifications d'un contractuel et d'un employé, même lorsqu'ils travaillent dans le même domaine ou le même rôle.

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