A medida que las leyes laborales continúan cambiando, los empleadores enfrentan nuevos desafíos y mayores riesgos de litigio. Michael W. M. Manoukian, Socio en Lathrop GPM LLP en San José, asesora y defiende a empleadores en todas las áreas del derecho laboral y de empleo, incluyendo acciones colectivas de salarios y horas y acciones PAGA, y reclamos que involucran discriminación, acoso, represalias y despido injustificado.

En esta pregunta y respuesta, Michael comparte cómo ayuda a los empleadores a equilibrar el cumplimiento con las necesidades prácticas del negocio y a construir estrategias proactivas para reducir el riesgo y apoyar el éxito a largo plazo.

¿Puede contarnos un poco sobre su práctica, base de clientes y cómo los ayuda a equilibrar el cumplimiento con las realidades comerciales prácticas?

Mi práctica se centra en ayudar a los empleadores y propietarios de negocios de California a convertir el cumplimiento legal en una ventaja estratégica. Represento a empresas de todos los tamaños, desde organizaciones sin fines de lucro y startups en etapa inicial hasta organizaciones maduras de miles de millones de dólares, en sectores como tecnología, atención médica, manufactura, hospitalidad y servicios profesionales, entre otros.

Más específicamente, asesoro a los clientes a lo largo de todo el ciclo de vida del empleado, aconsejando sobre contratación y incorporación, cumplimiento de salarios y horas, gestión del desempeño, licencias y terminaciones, así como defendiendo a empleadores en litigios complejos de empleo y negocios y cargos presentados ante agencias federales y estatales.

Mi enfoque está arraigado en la practicidad comercial: las leyes de empleo de California son complejas y el incumplimiento puede ser costoso, no solo en honorarios legales y multas, sino también en pérdida de productividad, retención de empleados y daño al valor de la marca. Al trabajar estrechamente con los equipos de liderazgo, me esfuerzo por ayudar a las empresas a diseñar sistemas eficientes y conformes que prevengan problemas antes de que comiencen y los resuelvan efectivamente cuando inevitablemente surjan. El objetivo final es un ROI medible para el negocio: menos disputas, menor exposición a responsabilidades y más tiempo para que los ejecutivos se concentren en la eficiencia y el crecimiento, en lugar de en litigios.

En los últimos 10 años, ¿cómo ha evolucionado el derecho laboral y qué cambios ha visto en cómo los empleadores se adaptan a las nuevas dinámicas legales y laborales?

El derecho laboral ha evolucionado de una función reactiva a una prioridad estratégica. Hace diez años, muchos empleadores trataban el cumplimiento como un ejercicio de verificación; hoy, es central para la gestión de riesgos y la planificación empresarial. En California, el fuerte aumento en las acciones colectivas de salarios y horas y los casos de la Ley de Abogados Generales Privados (PAGA) ha subrayado el alto costo de incluso pequeñas brechas de cumplimiento.

En los últimos diez años, he desarrollado una profunda experiencia en ayudar a las empresas a navegar estos asuntos complejos trabajando con clientes con visión de futuro para realizar auditorías, fortalecer las prácticas de pago y registro de tiempo, y capacitar a los gerentes para prevenir problemas antes de que surjan y escalen. Cuando ocurre litigio, lo cual en California a veces es inevitable, me enfoco en resolver casos de manera eficiente y estratégica para proteger tanto los intereses financieros como reputacionales.

En mi opinión, los empleadores con visión de futuro deberían ver el cumplimiento como una inversión en estabilidad y cultura. Al integrar la estrategia legal en las operaciones diarias, las empresas reducen el riesgo, fortalecen la retención y mejoran la rentabilidad a largo plazo. En el entorno actual, una orientación legal inteligente ofrece un retorno de inversión medible.

Con cambios a nivel estatal como aumentos salariales, reglas de licencia pagada y regulaciones laborales en evolución, ¿qué pasos pueden tomar los empleadores para mantenerse conformes en múltiples jurisdicciones y evitar disputas costosas?

Ser proactivo es la clave del éxito. A medida que las empresas se expanden por California o hacia otros estados, necesitan sistemas que puedan adaptarse rápidamente a los requisitos cambiantes, y necesitan socios estratégicos como asesores legales experimentados que comprendan cómo los desarrollos legales en múltiples jurisdicciones impactan las operaciones. Aconsejo a los clientes que inviertan en auditorías proactivas, implementen prácticas estratégicas de documentación y mantengan políticas actualizadas entre jurisdicciones que cumplan con los estándares aplicables más altos.

Esos esfuerzos no solo previenen demandas; ahorran recursos sustanciales con el tiempo. Cada disputa evitada y cada proceso de RR.HH. que se simplifica, en última instancia, se traduce en valor financiero directo para la empresa. Los empleadores que invierten temprano en infraestructura de cumplimiento, incluida la educación de su fuerza laboral y la capacitación de sus gerentes, tienden a ver menos interrupciones operativas, menos demandas basadas en leyes laborales y, en última instancia, generan un resultado final mucho más sólido.

Con el trabajo remoto e híbrido volviéndose permanente, ¿qué pasos deben tomar los empleadores para garantizar el cumplimiento de salarios, horas y gastos en una fuerza laboral dispersa?

El trabajo remoto ha difuminado los límites tradicionales, haciendo que el cumplimiento sea tanto más complejo como más esencial. A pesar de la naturaleza remota o híbrida de la fuerza laboral en muchas industrias, los empleadores aún deben garantizar un seguimiento preciso del tiempo, el pago por todas las horas trabajadas, reembolsar todos los gastos necesarios y mantener políticas y registros consistentes independientemente de dónde trabajen los empleados.

Pero el trabajo híbrido o remoto también es una oportunidad para modernizarse. Ayudo a las empresas a aprovechar la tecnología para simplificar el cumplimiento y la responsabilidad, automatizando el mantenimiento de registros, los informes de gastos, la gestión del tiempo y las prácticas de pago que permanecen conformes con todas las leyes estatales y federales aplicables. Hecho correctamente, estos sistemas reducen el riesgo y mejoran la productividad. El cumplimiento remoto no se trata solo de evitar multas, se trata de construir operaciones escalables y eficientes que apoyen la retención de empleados y el crecimiento de la empresa a largo plazo.

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A medida que más empleadores utilizan IA en los procesos de contratación y RR.HH., ¿cómo pueden lograr el equilibrio adecuado entre aprovechar esta tecnología y garantizar la equidad y el cumplimiento de una manera que mantenga la confianza con los empleados?

California está liderando la carga en términos de regular la implementación de IA en el ciclo de vida laboral. La IA puede transformar las operaciones de RR.HH., pero solo si se implementa de manera responsable. Los empleadores deberían ver el cumplimiento en este espacio como protección de marca. Los errores en la toma de decisiones automatizada, especialmente aquellos que resultan en sesgos o resultados injustos y discriminatorios, pueden causar no solo exposición legal sino daño reputacional. Varios casos de prueba contra grandes empresas están avanzando en el sistema legal en este momento.

Mi objetivo es trabajar con empresas para educar a sus tomadores de decisiones y ayudarlos a crear marcos de gobierno de IA que alineen la innovación con salvaguardas legales. Esto permite a los empleadores capturar la eficiencia y las ideas de la tecnología mientras mantienen la equidad en el proceso de contratación, la confianza de los empleados a lo largo del ciclo de vida laboral y la adherencia a la ley. Las empresas en todos los sectores deberían estar investigando la implementación del uso responsable de la IA; cuando se utiliza correctamente, puede ser un diferenciador competitivo.

Las acciones colectivas de salarios y horas se han convertido en una de las áreas de riesgo más significativas para los empleadores de California. ¿Qué tipos de casos está viendo con más frecuencia y cómo pueden protegerse las empresas?

Las acciones colectivas de salarios y horas y los reclamos de la Ley de Abogados Generales Privados (PAGA) continúan siendo una de las áreas de litigio laboral de más rápido crecimiento en California. Defiendo regularmente a empresas en casos complejos que involucran trabajo presunto fuera del horario, horas extras no pagadas, violaciones de descansos para comidas y descansos, estados de cuenta salariales inexactos, pago retrasado o no pago de salarios finales y reclamos que alegan registros de tiempo no conformes. Incluso los empleadores bien intencionados pueden enfrentar una exposición significativa si sus políticas o prácticas de mantenimiento de registros no se alinean completamente con los estrictos requisitos de California.

Uno de los enfoques principales de mi trabajo es ayudar a los empleadores a adelantarse a estos problemas mediante auditorías preventivas, desarrollo de políticas que se alineen con el estado actual de la ley y capacitación de gerentes y equipos de recursos humanos. Revisamos cómo se rastrean las horas, cómo se programan, proporcionan y registran los descansos, y si los talones de pago y los sistemas de nómina cumplen con las diversas obligaciones que las leyes de California imponen a los empleadores. Al abordar las brechas antes de que se conviertan en reclamos, las empresas pueden reducir drásticamente su riesgo y costos de litigio y, en última instancia, ser proactivas ayudará a las empresas a resolver asuntos de manera más eficiente.

Para los empleadores, invertir en prácticas sólidas de salarios y horas antes de que surjan reclamos no se trata solo de evitar demandas, se trata de construir un cumplimiento operativo fundamental, confianza de los empleados y ahorros a largo plazo. Los sistemas sólidos de cumplimiento proporcionan un ROI medible al minimizar disputas y proteger la reputación y el resultado final de la empresa.

En California, varios proyectos de ley relacionados con el lugar de trabajo están actualmente esperando la decisión del Gobernador Newsom. ¿Qué desarrollos está monitoreando más de cerca, qué impactos potenciales podrían tener en los empleadores y cómo pueden prepararse de antemano para adaptarse efectivamente?

Estoy siguiendo de cerca la legislación relacionada con la expansión de la licencia por enfermedad pagada, la prevención de la violencia en el lugar de trabajo y las restricciones de no competencia. Cada uno lleva consigo posibles efectos secundarios para la dotación de personal, la presupuestación y la agilidad empresarial general.

En lugar de esperar a que entren en vigor nuevas reglas, animo a los clientes a planificar con anticipación, mapeando los impactos potenciales en los costos laborales, actualizando políticas y capacitando a los gerentes temprano. Este tipo de preparación no se trata solo de evitar multas, permite a las empresas mantener la continuidad, preservar la cultura y controlar los costos incluso en tiempos de cambio regulatorio.

Mirando hacia el futuro, ¿cuáles cree que serán los mayores desafíos u oportunidades para los empleadores en los próximos años y cómo pueden prepararse mejor?

La próxima frontera para los empleadores será la adaptabilidad: integrar continuamente la tecnología en el cumplimiento y la cultura de manera que impulse la estabilidad a largo plazo ayudará a posicionar a las empresas para el éxito tanto a corto como a largo plazo. Desafíos como la gestión de la fuerza laboral remota, la integración de IA y el continuo cambio legislativo pondrán a prueba la flexibilidad de los empleadores en todos los sectores.

Pero para las empresas dispuestas a invertir en una estrategia legal proactiva, estos cambios presentan una oportunidad. Los empleadores que prosperarán serán aquellos que traten el cumplimiento como una inversión en excelencia operativa. Cuando los equipos legales, de RR.HH. y de liderazgo trabajan en sincronía, el retorno es medible: mayor rendimiento, menor riesgo y mayor compromiso de los empleados.

Mi objetivo es ayudar a los clientes a llegar a ese punto: hacer que la ley trabaje para su negocio, no en su contra.

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