Hay un problema estructural oculto a simple vista en las carteras de bienes raíces comerciales. Se exige a los gestores de activos que rindan cuentas por el rendimiento del NOI, las renovaciones de seguros, el gasto en servicios públicos y las tendencias de ocupación, pero toman esas decisiones de manera rutinaria con datos incompletos, desactualizados o controlados por proveedores. Los datos operativos que realmente impulsan esos resultados están encerrados dentro de los sistemas de los edificios, aislados en plataformas de proveedores e inaccesibles para las personas responsables del rendimiento de la cartera.

Bill Douglas, CEO de OpticWise, una empresa de infraestructura digital para bienes raíces comerciales, ha pasado más de una década auditando propiedades e identificando dónde se origina este problema de datos. Sus observaciones apuntan al mismo patrón incómodo: los propietarios invierten en sistemas, recopilan los datos y nunca los utilizan.

El flujo de trabajo estándar para la mayoría de los propietarios de carteras implica un informe resumido mensual o trimestral generado desde el sistema de gestión de propiedades. Ese informe muestra datos de arrendamiento, listas de alquileres e indicadores financieros básicos. Lo que no muestra son los datos operativos detrás de las cifras.

Douglas sostiene que el problema va más allá de la falta de datos. Las propiedades envían a la administración solo lo que se les pide, ni más ni menos. Los gestores de activos reciben lo que solicitaron, pero a menudo no saben qué más preguntar. Miden resultados sin ver los insumos que los impulsan.

El sistema de gestión de propiedades rastrea la actividad de arrendamiento y la relación con los inquilinos. No rastrea cómo opera el sistema de control de iluminación, cómo tiende la demanda de aire acondicionado o qué revelan los registros de control de acceso sobre la utilización del espacio. Todos esos sistemas generan datos. Prácticamente ninguno llega al gestor de activos en una forma que pueda utilizar.

Douglas identifica tres grandes impulsores de gastos e ingresos sobre los que los gestores de activos carecen sistemáticamente de visibilidad: servicios públicos, seguros y ocupación. Cada uno depende de los datos y, en gran medida, se gestionan de forma reactiva.

En cuanto a los servicios públicos, el desafío no es simplemente reducir el consumo, sino entender la curva de demanda en primer lugar. Si un administrador de propiedades no sabe cuándo los motores grandes están consumiendo máxima potencia, o cómo es la estructura tarifaria de servicios públicos para la demanda máxima en ese mercado, reducir la factura de servicios públicos se convierte en un juego de adivinanzas. Las palancas existen. Los datos para encontrarlas, no.

En cuanto a los seguros, la mayoría de los propietarios llegan a una revisión de renovación anual sin un paquete de datos coherente. Una propiedad que pueda demostrar procedimientos operativos estándar en torno a la detección de fugas de agua, respuesta a alarmas y gestión de ocupación, respaldados por registros reales del sistema, presenta un perfil de riesgo significativamente diferente al de una que no puede. Los aseguradores responden a la documentación. La mayoría de las propiedades no pueden producirla.

En cuanto a la ocupación, el sistema de gestión de propiedades puede mostrar tasas de arrendamiento y visitas programadas. No puede mostrar qué áreas del edificio están infrautilizadas, cómo son los patrones de uso del gimnasio o cómo se compara la disponibilidad de estacionamiento con la demanda en diferentes momentos del día. Esos son impulsores de ingresos y experiencia, y son invisibles para las personas que toman decisiones de cartera.

Cuando los grupos propietarios reconocen que existe una brecha de datos, la respuesta típica es asignar el problema a una de tres personas: el gerente de TI, el administrador de propiedades o el gestor de activos.

Ninguna de estas es una solución viable. Los gerentes de TI se centran en tecnología de la información: cortafuegos, servicios de directorio, políticas de acceso corporativo. La tecnología operativa, es decir, los sistemas que realmente gestionan un edificio, es un dominio diferente. Los administradores de propiedades son contratados para alquilar espacios y atender a los inquilinos, no para gestionar la arquitectura de red o los datos operativos. Los gestores de activos son analistas financieros; realizar análisis en un lago de datos no es su especialidad ni debería serlo.

Douglas es directo en este punto: se les pide a las personas equivocadas que realicen las tareas correctas. El resultado es que las auditorías nunca se realizan, los datos continúan dentro de los sistemas de los proveedores y los ingresos recuperables siguen fluyendo lejos de los propietarios que tienen derecho a ellos.

El punto de partida no es la compra de tecnología. Es un inventario honesto de qué datos existen actualmente en una propiedad, dónde residen y quién tiene acceso a ellos, lo que Douglas llama una auditoría de datos e infraestructura digital.

A partir de ahí, el proceso es secuencial, no simultáneo. ¿Qué sistemas generan datos que nadie está recopilando? ¿Cuáles representan los objetivos de mayor valor para mejorar la visibilidad? ¿Cómo sería una implementación de 90 días que produzca victorias rápidas sin requerir una revisión completa de la infraestructura?

Un ejemplo concreto: un cliente ya tenía instalado un sistema de control de iluminación que nunca se había activado. Cuando OpticWise completó la auditoría y encendió el sistema, esa propiedad ahorró $70,000 en los siguientes 12 meses solo en electricidad, sin nuevo hardware, sin desembolso de capital significativo, un sistema encendido y programado correctamente.

La misma lógica se aplica a la fijación dinámica de precios de estacionamiento, la submedición por inquilino, la detección de fugas y la gestión de la demanda de HVAC. Ninguna de estas son soluciones exóticas. Todas requieren datos. Y en la mayoría de las carteras, esos datos se están generando ahora mismo, simplemente no están en manos de nadie.

El argumento para mantener el statu quo es sencillo: los edificios están generando dinero, los sistemas están funcionando y el cambio es costoso. Pero las matemáticas cambian significativamente cuando se considera lo que se está dejando sobre la mesa.

Una cartera de apartamentos de 400 unidades que pudiera generar $500 adicionales por puerta al año en ingresos operativos netos está renunciando a $200,000 anuales. Un edificio de oficinas con 250,000 pies cuadrados alquilables que pudiera recuperar 50 centavos por pie cuadrado está perdiendo $125,000 en ingresos. En ambos casos, el dinero existe, pero fluye hacia otro lado.

Los propietarios de bienes raíces comerciales en 2026 no pueden depender de aumentos de alquiler para impulsar los rendimientos. La mayoría espera realistamente un crecimiento de alquiler del 1%, no del cuatro o cinco. El camino hacia la creación de valor pasa por la optimización, y la optimización requiere datos que la mayoría de las carteras aún no tienen.

Los propietarios que aborden la brecha de datos ahora estarán mejor posicionados para actuar en la recuperación de costos, renegociar los términos del seguro y mejorar el NOI sin esperar las condiciones del mercado. Aquellos que no lo hagan están, en efecto, eligiendo dejar ingresos sobre la mesa año tras año. Esa brecha no es inevitable: es una elección, la mayoría de las veces impulsada por la inercia y no por la estrategia.

Bill Douglas es el CEO de OpticWise, una empresa de datos e infraestructura digital para bienes raíces comerciales que ayuda a los propietarios de propiedades comerciales a poseer, gestionar y monetizar sus datos de edificios y activos digitales. OpticWise atiende a propietarios de bienes raíces comerciales de mercado medio en los sectores multifamiliar y de oficinas en los Estados Unidos. También es coautor de Peak Property Performance, publicado por Fast Company Press.

Este artículo se basa en información proporcionada por la fuente experta citada anteriormente. Está destinado únicamente a fines informativos generales y no constituye asesoramiento legal, financiero o inmobiliario. Los lectores deben realizar su propia investigación y consultar a profesionales calificados antes de tomar cualquier decisión inmobiliaria o financiera.

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